Il existe des systèmes d’information destinés à un individu seul, des systèmes individuels mais utilisés pour les besoins de l’organisation, des systèmes multi utilisateurs et des systèmes inter organisationnels. Afin d’étudier la portée constitutive du système d’information au sein de l’organisation, il est important de définir la notion de processus. « Un processus correspond à un ensemble d’activités ou opérations, fonctionnellement liées par la production d’un résultat identifiable »*. Un processus se décompose en trois phases. La première est l’évènement. Il s’agit de l’évènement qui va déclencher une réponse de l’organisation. La deuxième est l’opération. Il s’agit de l’activité engendrée par l’évènement. Enfin, le résultat découle naturellement des deux autres phases. Il est important d’analyser ces phases afin de déterminer comment saisir et ordonner les données qui en découlent. Afin de savoir comment les retranscrire, il faut distinguer les processus opérationnels des processus managériaux. Un processus opérationnel est lié à l’activité normale de l’organisation, à son cœur de métier. Un processus managérial correspond au contrôle de l’activité sensée donner lieu au processus opérationnel.
Les différents rôles d’un système d’information au sein de ces processus sont essentiels. Le système d’information constitue une source d’informations externes au système de travail. Il est interactif et donc modulable à la demande afin de fournir à l’acteur une modélisation du monde réel qui lui convient. Le système d’information est intégré au système de travail et son utilisation est donc rendue obligatoire à tel point que les deux entités ne peuvent être distinguées. Le système d’information, de par son contenu, constitue l’essence même du système de travail.
La conception ou l’intégration d’un système d’information soulève au sein de l’organisation un questionnement sur des choix fondamentaux. Le système d’information doit satisfaire des besoins. La question est de savoir quels besoins satisfaire et de savoir à qui ces besoins se posent. Il est alors compréhensible que ce fait concerne la répartition des pouvoirs et des attributions. Dès lors, le lien existant entre organisation et système d’information est inaliénable.
Une limite est donnée à cette corrélation dans la mesure où le système d’information est souvent défini de manière locale. Cette définition restrictive est mise en place dans l’optique de répondre à des besoins définis de l’organisation. Or, la complexité des actions organisationnelles induirait un champ d’expertise plus étendue afin de répondre d’une manière optimale aux questionnements. La structure du système d’information n’étant pas flexible, cette nécessité d’adaptabilité est reportée sur les agents. Ce fait induit paradoxalement une nouvelle incidence du système sur l’organisation. Cette incidence est essentiellement due à la complexité des informations à traiter, à l’incertitude potentielle du contenu informatif et à l’évolutivité des besoins. Il est donc important, à l’heure actuelle, de savoir délimiter le champ de compétences du système d’information et de laisser une part de responsabilité décisionnelle aux agents eux-mêmes.
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